担当者不在時の電話対応

 

 

電話を受けた時、

先程までいた担当者の姿が見えない事があります。

 

いるはずなのだけどなぁ…トイレ?タバコ?

 

外出するとは聞いていないから、

ちょっとした不在だろうなぁ~

・・・でも姿が見えないどうしよう!

 

迷っている間にも

先方の電話はつながったまま、

相手をお待たせしています。

 

なので、担当者の姿が

目の前にない時はほぼ、

反射的な対応が必要になります。

 

 

中途半端な間は

在席しているのに電話に出ないのか?

 

などといった印象と不信感を

相手にあたえてしまうからです。

 

 

今回はそんな担当者が

ちょっと不在時の間違いのない

対応の仕方についてご紹介いたします。

 

 

ちょっとの不在は速攻対応で!

担当者不在時の電話対応は素早く

 

電話を受けた時、

たまたま担当者がトイレや

タバコなどで席を外していることがあります。

 

その際は即座に

 

『申し訳ございません。

○○は只今席を外しております。

 

10分程で戻る予定でございますが、

よろしければ戻り次第ご連絡差し上げますが、

いかがいたしましょう。』

 

と先方に伝え、

先方の事情を伺います。

 

担当者が電話対応中に戻ってきた場合

もちろん電話の対応中に

担当者が戻ってきた場合は、

会話の途中でも

 

『恐れ入ります。

只今○○戻ってまいりましたので、

お電話変わらせていただきます』

 

と電話を代わるのが正解。

 

担当者が対応中に戻らない場合

担当者が対応の途中で

戻る事がなかった時は、

先方が折り返しの電話を希望した場合、

電話番号と名前をいただきます。

 

『では、恐れ入りますが、

お電話番号をお教えいただけますでしょうか?』

 

・・・『xxx-xxx-xxx』でございますね。

 

という感じに

必ず電話番号は復唱し確認しましょう。

 

 

そして、担当者には

戻って来た時点で早急に

対応してもらうよう促しましょう。

 

 

席を外した担当者がなかなか戻ってこない場合

ビジネスマナー 担当者がなかなか戻らない場合

 

先ほどの例文のようにトイレや

タバコなどで席を外している場合は、

時間にして10分程と指定して

大概問題はないのですが、

 

担当者に不測の事態が生じ

席になかなか戻ってこなかった場合は

どのように対応すればよいでしょう。

 

 

できれば、

指定した時間より5分程を目安とし、

所在が分かっている場合は連絡をとってみましょう。

 

 

連絡がついた場合は担当者に10分程で

折り返す事になっている旨を伝え、

指示を仰ぎます。

 

 

もし担当者より、代わりに

電話をいれるよう指示された場合は、

担当者に指示された内容を簡潔にまとめ、

先方へ電話をかけ担当者の伝言をします。

 

 

もし、担当者と連絡が取れなかったら?

担当者と連絡がとれず、

時間に戻ってこない場合もあるかと思います。

 

しかし、先方は担当者からの電話を

じっと待っている可能性がありますので、

そのことを考えて、1本電話を入れると親切です。

 

『○○会社の○○ともうします。

先程○○様より弊社の○○に

お電話いただきまして

誠にありがとうございます。

 

○○ですが、大変申し訳ございません、

 

急遽の対応事項が

発生いたしておりまして

早急なご対応が遅れそうなのですが

いかがいたしましょう』

 

と先方に指示を仰ぎましょう。

 

 

先方が急ぎである、

担当者からの回答待ちであるなど、

 

時間指定の仕事にかかわる

内容を告げてきた場合は

連絡が遅れる旨を謝罪しながら

 

『申し訳ございません。

お差し支えなければご用件を

承りますがいかがいたしましょうか。』

 

先方に要件を伺います。

 

 

要件を受けることで、

担当者の対応の遅れを

フォローすることが可能になりますので、

極力先方の要件を聞き出すよう努めましょう。

 

 

担当者が退社・早退・出勤前にかかってきた場合

担当者が出勤前、退社時の電話対応

担当者が早退、退社後の対応

担当者が早退していたり、

退社後にかかってきた場合は

次のように対応するのがベストです。

 

『申し訳ございません。

○○は只今外出中となっておりまして、

本日は戻らない予定となっております。

 

明日、出社次第○○から折り返し

ご連絡させていただきますが

よろしいでしょうか?』

 

営業時間外の場合は

また、営業時間外であれば

既に帰った事を伝えても大丈夫です。

 

その場合は

『申し訳ございません。

○○は本日すでに退社しております。

 

明日朝にお電話させていただきますが、

いかがいたしましょうか』

 

と伝えましょう。

 

 

担当者が出社前、遅刻している時の対応

先方は担当者に急ぎの用で

かけてきていることもありますので

先方の事情をくみ取る電話対応を心がけましょう。

 

 

担当者が出社前や

遅刻をしている時は、

 

『申し訳ございません。

○○只今外出中となっておりまして、

〇時頃には戻る予定でございます。

 

戻り次第、

ご連絡させていただきますが

よろしいでしょうか?』

 

と対応しましょう。

 

 

このように

ちょっと意識するだけでも

相手に良い印象を与える事ができ、

良い関係を築きやすくなります。

 

担当者の帰社時間が読めない場合は

担当者の戻り時刻が分からない場合は

曖昧な返事をしないようにしましょう。

 

その場合は

『誠に申し訳ございません。

帰社時間が分かりかねますので、

 

お差し支えなければ○○に連絡を取り、

折り返しお電話するよう申し伝えますが

いかがいたしましょうか?」

 

と伝えるようすると良いです。

 

電話ビジネスマナー:担当者が不在時の正しい対応まとめ

 

ちょっと席を外したタイミングでの

電話対応のシーンは結構多いものです。

 

多いがゆえに、油断もしやすいものです。

 

 

特に先方より

「またかけ直すので大丈夫です」

などと言われ、

 

どうせまた、かかってくるだろう…

という自己判断で伝達が遅れてしまうなどはもってのほかです。

 

 

どんなに親しい方からでも、

担当者には必ず電話があったことを早めに伝えましょう。

 

 

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