社員(担当者)が帰宅した後に適切な電話応対の仕方とは?これは覚えておきたい必須のビジネスマナー!

 

電話対応で日本語の難しさを痛感したことはありませんか?

私は、社員が帰ってしまった後の対応で迷ったことがあります。

 

 

帰社・退社・帰宅・退勤・退職…

 

 

どれも帰ってしまった社員に使えそうな言葉ですね。

どの言葉をチョイスして使いますか?

 

 

一般的には社員が帰った後に使う言葉は『退社』なのですが、

『退社』には会社を退職したという意味も含まれるため、

使い方によっては相手に『会社を辞めた』と伝わってしまうこともあります。

 

 

また、会社のルールや風潮ではっきり社員の帰宅を伝えない会社もあります。

 

 

勤務する会社によって的確な電話対応が

必要なケースなのでしっかり覚えて対応しましょう。

 

 

会社の方針を把握して対応しよう

ビジネスマナー 退社

 

 

会社によって、社員の帰宅後の対応の仕方は異なります。

会社の方針をきちんと把握してから対応しましょう。

 

「帰宅を知らせたくない会社」の場合

 

『申し訳ございません。

本日○○は、外出しておりまして、

帰社の予定がございません。』

 

 

と不在の旨を伝えてから、

 

『明日は○時出社予定となっております。

出社次第ご連絡差し上げますがよろしいでしょうか?』

 

とお伺いをたてましょう。

 

 

 

急を要するようでしたら、

 

『こちらから連絡を取って

折り返しお電話入れさせていただきます』

 

といった対応をとりましょう。

 

 

社員の帰宅を相手先に公表をしている会社での対応

 

『申し訳ございません。○○本日は退社いたしました。』

『申し訳ございません。○○本日は退社しております』

 

 

と伝え、

 

 

明朝での連絡で大丈夫なのか、

急を要するものであるのかを確認すればいいでしょう。

 

 

ただしここで注意していただきたいことは、

『退社』は『退職』の意味もありますので、

『本日』の後に付く助詞は『は』となります。

 

 

 

間違って『で』を使ってしまうと帰宅は一変、

退職になってしまいますので、注意しましょう。

 

 

 

なお、会社を辞めた社員の対応は

 

『○○は○月をもって退社(退職)しております。』

 

と退職した月などを入れて伝えることで、

先方には社員の退職が確実に伝わります。

 

 

意外なNG帰宅表現『失礼させていただく』

 

たまに電話をかけた際、

担当者が帰宅した後の電話表現として

 

『申し訳ございません。

本日○○は失礼させていただきました。』

 

というフレーズを耳にしたことありませんか?

 

 

 

一見、丁寧な対応のように思えますが、これは『NG』対応です。

 

 

 

帰宅を『失礼』という言葉に置き換えているつもりのようですが、

そもそも、『失礼します』は会社で就業時間を終えて先に帰る時に、

上司や部下に『先に帰るのですみません』といった気持ちを伝える言葉ですので

先方に帰宅を知らせる代用語にはなりません。

 

 

 

また、この対応には1つNGワードが含まれています。

 

 

『させていただく』のフレーズは、

本来相手や第三者に何かの許可を得るときに使う言葉です。

 

 

そして、させていただくことで

相手より何かの恩恵を受けるときに使う言葉です。

 

 

ですから、

 

『○○は本日失礼させていただきました』

 

という対応は間違いなのです。

 

 

 

残念なことに言い回しが丁寧なためか、

電話対応のマニュアルなどで

採用されているところもありますが、

正しい対応ではないので避ける方が無難です。

 

 

 

電話対応1つでも電話をかけてきた相手によっては

あなたの仕事のレベルを判断する人もいます。

 

 

たかが電話対応と侮ることなくビジネス用語は

理解して使うよう心がけることが肝心ですので覚えておきましょう。