毎日のようにビジネスメールを送っている方は

どのような内容で記載したらよいか

悩みながら作成していらっしゃいますよね。

 

 

ビジネスメールは相手と直接

接見しての会話ではありませんので、

丁寧で尚且つ見ただけで内容を把握できる構成で作らなければなりません。

 

 

そ子で今回は

「ビジネスメールのマナーで抑えるべきポイント」

について触れてみたいと思います。

 

 

ビジネスメールの書き方とは?

ビジネスメール

 

 

社内の同僚や上司だけでなく、

他社のクライアントとのやり取りをメールで行う事は、

ビジネスマンにとって最低限必須のスキルとなりますね。

 

 

そんなビジネスメールを皆さんは

正しく活用する事はできていますか?

 

 

 

ビジネスメールで基本となる内容をご紹介致します。

 

 

宛先

ビジネスメールを送る相手をチョイスします。

 

「たかが宛先」と感じてしまいますが、

社外秘の内容を誤って他社のクライアントに送ってしまった…

 

なんてケースも多々あり、

大損害につながる恐れも生じてきます。

 

 

どの相手に送るのか

しっかりと確認する事が大切ですね。

 

件名

ビジネスメールを送る相手が

どのような案件についてのメールなのかを

一目瞭然で把握できる重要な要素となります。

 

 

「先の案件の件について」という書き方よりも、

「○○の案件について」と見て瞬時に把握できる書き方が大切です。

 

導入文

メールの書き始めを

唐突に本題を記載してしまってはいけません。

 

まずは、その時期を表す「時候の挨拶」や

「日頃からお世話になっております」といった

導入文を差し込み、本文へスムーズと繋げていきましょう。

 

 

内容

ビジネスメールを送るにあたって、

最も大切な要素が内容となります。

 

直接、相手と接見している訳ではないので、

長々とした文章となってしまうと飽きを感じてしまったり、

一体何を伝えたいのか把握できなくなってしまいます。

 

 

その為、簡単ながらしっかりと

まとめなければなりません。

 

 

相手に困惑を感じさせずに

見ただけで理解してもらえる

文章構成での作成が重要となります。

 

締めの挨拶

「伝えたい事は記載したし大丈夫かな」

と感じてしまう方も多いですが

ビジネスメールにおいて

締めの挨拶も重要な要素となります。

 

 

また、メールの内容が相手にとって

多くの期間が求められる場合や

取り組むのが困難となる場合も多々あります。

 

 

その為、伝えたい事だけを記載し

漠然と送信しては

 

「そんな案件無理だ」

「無茶苦茶な」

 

という印象を与えかねません。

 

 

 

そんな、相手にとっても容易い内容の

案件であったにしても締めの挨拶で

 

「ご理解の上お願い申し上げます」

「お忙しい所申し訳ございませんが、宜しくお願い致します」

 

 

と言った言葉を添える事が重要です。

 

 

 

このようなちょっとした締めの言葉であっても、

相手にとって快く承諾して頂ける挨拶となるのです。

 

署名

文末の最後に

 

「どの会社の誰で、どこが所在地でどこに連絡したらよいのか」

 

を示す署名を記載しておくと、

今後のやり取りがスムーズに行えます。

 

 

また、署名の記載にもしっかりとしたマナーがあるのです。

・社名

・部署

・名前

・所在地

・電話番号、FAX番号

・メールアドレス

・会社のURLがあれば最後に

 

 

これらの署名はテンプレートで保存しておくと、

わざわざ記載する手間暇がなくなります。

 

※電話番号やアドレスは社内で用意された物で良いです。

 

 

 

 

特に携帯番号やアドレスが個人の場合には、

会社の番号だけ記載しても大丈夫です。

 

CCとBCCの使い分けとは?

ビジネスメール BCC CC

 

 

メールを送る時、一人に対してだけでなく

複数の相手に送らなければならない場合もありますよね。

 

 

そんな時に活用できるのが「CC」や「BCC」です。

 

 

 

普段何気なく「CC」を使っていても

「BCC」をあまり活用しない方にとっては

違いが何なのか解らない事がありますよね。

 

 

そこで「CC」と「BCC」の使い分けをご紹介致します。

 

 

CC

CCに添付された相手全員が

メールの内容を確認できる上、

CCとして送信された人のアドレスも一緒に添付されます。

 

 

つまり、CCとして添付された相手が誰なのかが、

全ての相手に公開されます。

 

 

 

CCとして添付する場合は相手だけでなく、

相手と一緒に担当している部下や上司、

さらには自分一緒に案件に取り組んでいる

部下や上司といった方に活用するとよいですね。

 

 

 

CCの魅力は直接やり取りを行っている相手だけでなく、

案件に携わっている全ての人間が

 

・どのような進捗状況で、

・どのように進行または予定しているのか

 

 

全てを共有できる面です。

 

BCC

BCCとして添付された方は

メールの内容やCCに添付された

相手のアドレスを把握する事ができます。

 

 

ここまではCCと同じですが、

BCCとして添付された方のアドレスは

CCやTOに送られた方に把握されないという面があります。

 

 

つまり、直接やり取りを行っている相手に

「この人にメールを送った事を知られたくない」

という場合にBCCで添付すると、

 

BCCで添付されて送られている事自体を

誰にも知られず送る事ができます。

 

 

主に担当とは直接的なやり取りが無いが上司である場合や、

案件に関係があっても三者間で直接の面識が無い場合に活用できます。

 

完成したからと言ってすぐに送信しない事!

宛先や件名、本文とメールが完成したからと言って

すぐに送信してはいけません。

 

 

誤字脱字や変換ミス、

さらには文章構成がしっかりと

整っているのかを確認しなければなりません。

 

 

 

ちょっとしたミスは相手に

「そんな簡単なミスも確認できない」

という認識を与えてしまい、

今後のやり取りに大きな影響となってしまいます。

 

 

まずはその目でしっかりと確認する事が大切です。

 

 

もし、ビジネスメールに慣れていない場合には

同僚や上司に送信し、確認してもらった上で

相手に送るという方法もあります。

 

まとめ

ビジネスメールは相手が見えない分、

しっかりとした内容で送る事が重要となります。

 

本文だけでなく、導入文や締めの挨拶も

ビジネスメールにおいては重要な要素となるので、

普段活用しているビジネスメールを

再確認されてみてはいかがでしょうか。

 

 

ビジネスメールの締めの挨拶などについては

こちらにもまとめいますのでご覧ください。

ビジネスメールで気を付けなければならない締めの言葉(挨拶)の書き方とは?相手を好印象を与えるビジネスマナー!

 

 

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