社会人となり会社勤務をしていると、

稟議書を提出する機会があります。

 

 

稟議書は書き方によって

決済が下りるかどうかが左右されるため、

正しい書き方を知っておきたいものですね。

 

 

今回は稟議書の書き方や注意点、

例文をご紹介していきます。

 

 

ビジネスマナーに欠かせない稟議書とは?

稟議書

 

 

 

稟議書とは物品購入や

他社との契約を結ぶにあたり、

会議を開く代わりに書類を上司に提出し

承認してもらうための書類です。

 

 

会議を開く手間を省くためもので、

状況によっては他部署の方や

役員も目を通す場合があるので

書き方が非常に重要となってきます。

 

 

反対にいえば、書き方によっては

承認が難しいとおもえる事柄も

承認が下りる場合があるので、

 

社会人として稟議書の基本の書き方を

知っておきたいものですね。

 

 

 

 

稟議書の書き方のポイントや注意点

 

稟議書は上司から承認を求めるための書類で

多くの人々が目にするため、

簡潔に分かりやすく作成する必要があります。

 

 

それでは書き方のポイントや

注意点について、詳しくみていきましょう。

 

 

最低限記載したい項目を確認しておく

 

稟議書は第三者が見ても分かりやすいように

簡潔に記入することが求められますが、

最低限記載したい項目を忘れては意味がありません。

 

 

以下に挙げる項目は最低限忘れずに

記載するようにしておきましょう。

 

 

1. 件名

どのような目的の稟議書であるかを

ハッキリさせるために必要となります。

 

2. 理由

なぜ稟議書が必要なのかという

経緯を具体的に記入していきます。

 

3.目的

行うことで得られるメリットや目的を記し、

それを行うことが会社にとって

いかに有効であるかということを示します。

 

 

曖昧な表現は極力避け、

具体的な数値を出し

将来性を示すと承認されやすくなります。

 

4.予算

いざその提案を進めようと思っても

予算があまりにも高額であったり、

記入していないと承認できません。

 

忘れずに記入しておきましょう。

 

 

マイナス面を補う表現を心がける

稟議書にマイナス面を記載してしまうと

承認をもらえないのではないか

と思う方もいるかもしれませんが、

 

プラス面しかない稟議書は

基本的にありません。

 

 

大切なのはマイナス面を補う

記載や表現を心がけることです。

 

 

稟議書で問題となりそうな項目は

あらかじめ解決策をハッキリを記載しておきましょう。

 

 

文章の結論にしても、

 

 

 現状のままだとこうなってしまう

 

 

という否定的な要素を含んだ問題定義型と、

 

 

 

実践することで将来このように良くなる

 

 

 

といった改良型の結論の2種類があります。

 

 

 

これらの表現を稟議書の

内容によって使い分けるとより、

分かりやすいものにできるでしょう。

 

 

 

稟議書の承認者を確認

まず、稟議書を作成する前に承認者が

誰なのかを確認することをおすすめします。

 

 

承認者によって予算や内容が

変わる場合があるからです。

 

 

また、もし毎回同じ承認者であれば

どこを重点的にチェックされるかも分かります。

 

 

重点的にチェックされる部分には

特に気を配って作成したいものですね。

 

 

必要な書類を添付書類とする

 

稟議書をより納得がいく内容にしようとしたら

膨大な量になってしまったという方もいるかもしれません。

 

 

しかし、稟議書を承認する人物は多忙なことが多いため

膨大な量の稟議書を提出されても、

そこまで時間を割くことができない場合があります。

 

 

提出する相手のことも考え、

できるだけコンパクトにし、

 

稟議書に盛り込む必要がないカラログや資料・計画書は

添付書類として提出するようにしたいものですね。

 

 

稟議書の例文

 

ここでは具体的に

修理・物品購入の場合の

稟議書について例文をご紹介していきます。

 

 

修理依頼(パソコン)

平成〇年〇月〇日

〇〇部長殿

〇〇課 〇〇 〇〇(自分の氏名)

 

〇〇の修理について

 

下記の理由につき修理を依頼したく、お伺いいたします。

 

1. 修理品 〇〇

2. 修理理由

・今月〇日にフリーズして以来、再起動しても画面が表示されないという状態で改善傾向が見られない。

・販売元のメーカー〇〇に問い合わせたところ、〇〇が原因の可能性が高いとのこと。

・今後の繁忙期に向けて、仕事の効率アップを図るため必要不可欠と判断したため。

 

3. 業者と予算 〇〇(メーカー名) ※ホームページがあれば記載

4.見積額 約〇〇円

5.納期 約1週間

 

以上

 

 

 

修理依頼の稟議書の場合は、

あらかじめ修理を依頼する業者に

見積もりを取っておく必要があります。

 

 

できる限り故障状況や原因も記載しておきましょう。

 

 

社内共有で使用している備品の場合、

周りへの影響も考えて納期も忘れずに

記載しておくことが大切ですよ。

 

 

 

物品購入(新規パソコン購入)

平成〇年〇月〇日

〇〇部長殿

〇〇課 〇〇 〇〇(自分の氏名)

 

パソコンの新規購入について

 

下記のものを新規購入したいので、お伺いいたします。

 

1. 希望機種 〇〇〇〇(メーカー・機種名)

2. 数量 〇台

3. 購入金額(予算) 〇〇円

4. 購入先 〇〇

 

5. 購入理由

・現在使用中のパソコンが、先日故障し修理不可の状況で業務に支障をきたしているため

・購入予定のパソコンは軽量で持ち運びしやすく、現在よりも更なる業務効率化が期待でき比較的廉価であるため。

 

6. 添付書類 〇〇製のパソコンパンフレット1冊

 

以上

 

 

 

 

予算を記入する場合は

予想している金額よりも少なく書くのは避け、

具体的な数字を明記しましょう。

 

 

 

また、製品のカタログがある場合は、

忘れずに添付するのも忘れてはいけません。

 

 

 

もし、購入規模の商品が複数あり

決められない場合は、

 

上司にどの商品が良いか

うかがいをたてることも可能です。

 

 

 

その場合はそれぞれの商品の金額や

パンフレットも忘れずに

添付するようにしましょうね。

 

 

 

まとめ

 

稟議書は会議を開く代わりに

書面で上司に承認をあおぐ重要な書類です。

 

 

自分の考えや熱意をいかに

上司に伝えることができるかで、

承認がもらえるかが決まります。

 

 

 

具体的な数値を盛り込み、

相手が読みやすい文章の作成を心がけましょう。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で