始末書と顛末書の違いを知らないとマズイことに…【抑えておきたいビジネスマナー】

 

社会人になり仕事上でミスをすると、始末書や顛末書・報告書など

状況に合わせて様々な文書を提出する必要があります。

 

 

いざ、自分が提出するときに慌てないためにも知識として

それぞれの文書の特徴を知っておきたいもの。

 

 

今回は始末書と顛末書の違いや、顛末書の書き方のポイントについて

ご紹介していきます。

 

ぜひ参考にしてくださいね。

 

 

始末書と顛末書の違いとは

 

始末書と顛末書は仕事上でのトラブルやミスが発生した際に、

提出を求められます。

 

 

それぞれの文書の特徴について知っておきましょう。

 

始末書は謝罪と誓約の意味を持つ

 

始末書は自分が起こしたトラブルやミスの中でも懲戒や訓告といった

深刻度が高い場合に求められる書類です。

 

 

トラブルやミスの内容の記載のほかに、

謝罪や今後同じことを繰り返さないといった誓約の意味も持ちます。

 

 

始末書は基本的には手書きで、ミスやトラブルを起こした本人が作成します。

 

顛末書は社内へのトラブル報告書

 

顛末書もトラブルやミスの内容を報告する書類ですが、始末書とは異なり

謝罪は盛り込まずなぜそのようなトラブルが起こったのかということを

客観的に報告するための文書です。

 

 

基本的には社内向け文書でパソコンでの作成になり、

客観的な視点を求められるためトラブルを起こした当事者以外が

作成する場合もあります。

 

 

顛末書の書き方のポイントや注意点

 

顛末書は発生したトラブルへの対応や今後の対応策といった記載が

必要になります。

 

 

そのため、トラブルが発生してすぐではなく、

ある程度事態が収束してから提出を求められることが大半です。

 

 

会社によって顛末書のフォーマットが決められている場合があるので、

必ず作成前には上司に確認することを忘れてはいけません。

 

 

提出する際は封筒には入れずにクリアファイルを使うことが一般的です。

 

5W1Hを意識して作成する

 

顛末書の5W1Hとは

 

・When(いつ)

・Where(どこで)

・Who(誰が)

・What(何のトラブルやミスが発生したのか)

・Why(なぜそのトラブルやミスが発生してしまったのか)

・How(現状どのような対応がとられ、今後はどのような対策をするのか)

 

ということを意識して作成していきます。

 

 

作成する前は決められたフォーマットがあるか、

必ず上司に確認するようにしましょうね。

 

第三者が読んで分かりやすいように

 

顛末書をもとに今後同じトラブルを起こさないための対策が講じられます。

 

 

自分がトラブルを起こした張本人の場合、

どうしても作成しにくく言い訳をしてしまいがいです。

 

 

しかし、顛末書は発生したトラブルに対しての客観的な視点

求められます。

 

 

社内文書として保管されることもあるため具体的かつ、

客観的にわかりやすく作成することが重要です。

 

 

自分だけが分かるような文章ではなく、

作成後きちんと読み返してみることを忘れないでくださいね。

 

結論から簡潔に書く

 

顛末書はビジネス文書です。

 

そのため事項の挨拶や拝啓・敬具といった言葉も必要ありません。

 

前置きをせずに結論から簡潔に記載していくよう、心がけましょう。

 

発生したトラブルやミスの実態を正確・具体的に記載していきます。

 

 

顛末書の例文

 

それでは顛末書の具体的な例文を実際にみていきましょう。

 

 

ここでは比較的発生しやすいトラブルの『発注ミス』について

ご紹介していきます。

 

 

例文

平成〇年〇月〇日〇〇部長殿

〇〇課 〇〇 〇〇 印

顛末書

 

平成〇〇年〇月〇日、㈱〇〇様へ発注いたしました●●という商品について発注ミスがあり、●●を発注予定のはずが△△を発注してしまいました。

今回の発注ミスについて原因と今後の対策を下記に詳細を記載いたします。

 

  1. 原因

平成〇〇年〇月〇日、当社担当〇〇〇〇がFAXにて注文書を送信する際、誤表記に気づかず△△を100個発注。

目視確認した際に気づけなかった受注担当者の不注意によるミス。

 

  1. 発見の経緯

㈱〇〇様より納品された際、商品を間違えているという誤注文が発覚。

 

  1. 損害

△△は当初発注を予定していた●●の代用にならず、新たに●●を100個発注する必要があります。それにより誤注文してしまった△△100個分の代金〇〇円となります。

 

  1. 今後の対策

今後は2人以上で注文書を確認する。

注文書の控えを保存しておき、上長に提出・確認してもらう。

 

この度は担当者不注意により、多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。今回提示させていただいた措置を行い、今後このようなことが起こらないよう徹底いたします。

以上

 

トラブルに関する商品名や数量、日時・当事者の氏名、

関係した取引先はわかりやすく具体的に記載することがポイントです。

 

 

顛末書に記載する事故内容は客観的な事実を述べればよいので、

『た・である』といった常体でも問題はありません。

 

 

わかりやすくトラブルの経緯・原因・結果・事後処理の経過を追って

記載していきましょう。

 

 

まとめ

 

 

顛末書は発生したトラブルを客観的な視点で事実・今後の対策を記載した

ビジネス文書です。

 

 

顛末書と始末書は混同しやすいですが、特徴や書き方のポイントを押さえ

第三者が見ても分かりやすいように作成していきましょう。