報・連・相(ホウレンソウ)を仕事で上手に活用する基本と意味、正しい報告の仕方とは?絶対に抑えるべきビジネスマナー!

 

ビジネスにおいて基本ともいえる『報・連・相』ですが、

その重要性や心構えをご存知でしょうか?

 

 

報連相がしっかりできる人や職場は、仕事の効率アップにもつながりますよ。

 

 

 

そこで今回は報連相の基本や意味、正しい報告の仕方についてご紹介していきます。

社会人のビジネスマナーとして、しっかりと覚えておきましょう。

 

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ホウレンソウの目的や重要性とは?

報告

 

 

報連相はビジネスの基本中の基本であり、これがしっかり行われている職場は社員同士のコミュニケーションが円滑新しいアイディアも次々に出てきやすい環境になるため業務の効率アップにつながります。

 

 

それでは、報連相のそれぞれの重要性について、詳しくみていきましょう。

 

報告の重要性

『報告』とは、自分の現状を相手に伝えることです。

 

現在の状況と今後向かおうとしている方向性を上司に伝えます。

 

部下から上司、後輩から先輩へという流れになり、

上司との信頼関係を築くのに非常に重要な手段です。

 

 

この報告がしっかり行われていないと

 

  • 上司が自分の指示した業務の進捗状況が分からず、余計な管理コストが発生する
  • クレーム発生時に上司に報告を怠ったことで、上司の責任が増え被害を最小限に抑えることができない。
  • 進めているプロジェクトの変更点を上司に報告していないため、何かあったときに上司が対応できない

 

といったトラブルが予想されます。

 

 

特に、クレームが発生して自分のミスを隠したいからと上司に報告しないと、

会社全体のイメージダウンにつながる可能性もありますね。

 

十分、注意しましょう。

 

 

連絡の重要性

連絡は自分の意見は必要なく、

簡単な情報を関係者全員に知らせることを指します。

 

上司や部下も関係なく、全員が情報の発信者でもあり受信者にもなります。

 

連絡には、打ち合わせの変更時間や社内の歓迎会のお知らせといった、

様々なものが含まれます。

 

 

連絡がうまく行われていないと

 

  • 大切な打ち合わせの時間の変更を伝えずに、関係者全員が迷惑をした
  • プロジェクトの変更点を他のメンバーに伝えずに、後で大規模な手直しが発生するハメになった
  • 約束の時間に間に合いそうもないのに相手に連絡せず、相手の貴重な時間を無駄にしてしまった

 

といった問題点が挙げられます。

 

 

自己判断で連絡を怠ると、周りの関係者全員がその日のタスクを

こなせなくなる可能性が高くなり、

結果的に業務に大きな支障が生じてしまいます。

 

 

待ち合わせが取引先であった場合は、

先方に不信感を与えせっかくのビジネスチャンスも

無駄になってしまうかもしれませんね。

 

 

相談の重要性

相談は、自分1人だけでは判断に迷っているときに

仲間や上司にアドバイスをしてもらい、

判断材料を増やす状態を指します。

 

 

特に社会人経験が少ない新入社員は、

業務に関する知識も浅いため自分だけでは判断が難しい場面が多くあります。

 

 

そんなときに経験豊富な上司や先輩に相談することで、

自分では考えつかなかった方法やアイディアが見つかります

 

 

相談し密にコミュニケーションをとることで、

職場全体の雰囲気もアップするメリットもありますね。

 

 

反対に連絡がうまく行われていないと

 

  • 不明な箇所があっても相談せずに勝手に業務を進め、進めた業務がまた1からやり直しになる
  • 任された任務が期限内に終わらないことが分かっていたのに、誰にも相談しなかった。結果、上司が責任を問われるハメになってしまった
  • 複数のメンバーが必要だと思われるプロジェクトを、誰にも相談せずに進めてしまいプロジェクトのクオリティが低下した

 

となります。

 

 

ビジネスにおいて、周りに相談せずに独断で進めていくと

納期に間に合わなかったり、クオリティが低くなり結果、

周りに大迷惑をかける可能性が高くなってしまいます。

 

 

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『報告』の注意点や心構えは?

報告

 

報告はダラダラとするのではなく、簡潔に相手に伝えることが大切です。

 

 

報告をするときのポイントは下記の3つのポイントを意識しましょう。

  1. 報告する相手の都合を始めに確認する
  2. 指示してきた上司に直接、前置きをできるだけ短く結論から先に伝える
  3. 重要な報告はすぐ、なおかつこまめに報告する

 

 

報告するときは緊急の場合は口頭で、口頭での報告が複雑な場合は

グラフや図式を用いた記述式といったように使い分けると良いでしょう。

 

 

また、報告するタイミングとして

 

  • 上司に指示された仕事が完了したとき
  • 仕事を進めていくうえで変更や修正箇所が発生したとき
  • ミスやトラブル、新しい情報を入手したとき

 

を目安にしましょう。

 

 

また、長期プロジェクトの場合は上司を安心させるためにも必ず、

中間報告として進捗状況を報告することを心がけてくださいね。

 

 

『連絡』の注意点や心構えは?

ミーティング

 

連絡は立場関係なく、

情報にかかわりがある人全員に正確に伝える必要があります。

 

 

連絡をするときに心がけたいこととして、

 

  • 必ず関係者全員に、迅速に自分が直接伝える
  • 曖昧な表現は避け、事実だけを簡潔に伝える

 

ということです。

 

 

曖昧な表現での連絡事項は聞く相手が混乱してしまいます。

 

 

また、第三者に伝言を頼むと内容が正確に伝わらなかったり、

その人にだけ連絡事項が伝わっていなかったということも起こりえます。

 

 

事実だけを簡潔に自分で責任を持って伝えるようにしましょう。

 

 

連絡内容が緊急な場合は、正確に相手に伝えるため

口頭か電話で直接本人に伝えることも忘れてはいけません。

 

 

反対に、そこまで緊急性がない連絡事項の場合は

メールや朝礼の場を借りて全員に連絡すると良いでしょう。

 

 

『相談』の注意点や心構えは?

相談

 

相談をするときは上司や先輩からより確実なアドバイスをもらうためにも

自分の状況をしっかりと相手に伝える必要がありません

 

 

何も情報を伝えずにただ『困っているけれど、どうしたらいいですか?』

と相談されても相手は困ってしまいます。

 

 

相談するときは

 

  • 『自分の目的、不明点や疑問点、その問題に対する自分なりの考え』という順番で相談
  • 相談を始めにするのは、自分の直属の上司に
  • 新しい考えやプランの変更点を思いついたときは、準備をしてから相談

 

といったことを心がけましょう。

 

 

業務を行う上で疑問や不明点が生じたのに誰にも相談せずに、

そのまま業務を進めていると効率が悪化し品質の低下にもつながります。

 

 

最悪業務自体がやり直しということになると、

周りにも迷惑をかけてしまいますね。

 

 

また、上司に新しいアイディアを相談したいときも

漠然としたイメージでは相手に伝わりません。

 

 

相談する前にそのアイディアが良いと思った根拠

それを裏付けるデータをまとめておくと相手に伝わりやすくなります。

 

 

まとめ

 

報連相はビジネスにおいて欠かすことのできない、

非常に大切な社会人としてのスキルです。

 

 

報連相の重要性を理解し、適切な場面で使い分けることで

業務の効率アップや周りの人とのコミュニケーションがとれ、

職場の活性化にもつながります。

 

 

社会人の基本的なビジネスマナーでもあるので、

できていない場合ばそれぞれの心構えを覚えぜひ、実践していきましょうね。

 

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