訪問の正しいマナーとは?相手に嫌がられず好印象を与える手土産、時間、挨拶などの抑えるべき大切なこと

 

社会人になると企業を訪問する機会もありますが、そのときに失礼があると

自分だけでなく会社そのもののイメージダウンにつながってしまいます。

 

 

今回は、訪問の正しいマナーについてご紹介していきます。

 

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ビジネスでの訪問マナーの重要性とは

ビジネスマン

 

 

訪問は自分が会社の代表として、企業を訪問します。

 

そのため、マナーを知らずに失礼な態度を取ると個人ではなく、

「なんて感じの悪い会社なんだろう」

と会社全体のイメージが悪くなってしまう可能性があります。

 

 

また、ビジネスマナーが身についてないことで

『信用できない人』とも思われてしまいますね。

 

 

反対に、ビジネスマナーをしっかり押さえていることで

訪問先の相手が「感じの良い会社だ」と思ってくれることもあります。

 

自分の行動が会社全体のイメージを左右させる、ということを覚えておきましょう。

 

 

訪問するうえでの心構え

スーツ

 

 

訪問先の相手に少しでも好印象を持ってもらうため、

訪問するときの心構えを知っておきましょう。

 

 

身だしなみを整える

 

ビジネスでは見た目の第一印象が、重要です。

 

 

キレイに整った髪型や手入れがされているスーツを着ている自己管理ができている人は、

仕事もできると判断されます。

 

見落としがちな爪の長さまで忘れずにチェックし、身だしなみを整えておきましょう。

 

 

落ち着いた振る舞いで丁寧な言葉遣いを

 

訪問先では自分の態度は、思っている以上にチェックされています

 

表面上、どれだけ素晴らしいことを言っても相手に対して横柄な態度や、

消極的な態度を取っているようでは信用してもらえません。

 

 

また、敬語を使うことも基本中の基本です。

 

訪問先では相手の行動は尊敬語、自分の行動は謙譲語で表すようにしましょう。

 

正しい敬語を使い分け、落ち着いた振る舞いを心がけることがポイントですよ。

 

 

挨拶は明るく元気に

 

気持ちの良い挨拶をすることは、

ビジネスでは良好な人間関係を築くことに欠かすことはできません。

 

 

相手から挨拶されるのを待つのではなく、自分から積極的に挨拶していきましょう。

 

明るく元気に挨拶していくことで、

「やる気がある・明るい人」と好印象を持ってもらえるでしょう。

 

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訪問する前の準備は?

アポイント

 

 

訪問先に向かう前は、どのような準備が必要なのでしょうか?

具体的に見ていきましょう。

 

 

必ずアポイントを取る

 

アポイントなしで訪問するのは、相手にとって非常に失礼です。

 

相手の都合を考えずに訪問する失礼な会社と記憶されてしまう可能性もあり、

今後の取引にも大きな影響が出てきます。

 

 

また、突然の訪問は担当者と会える可能性も低くなり、効率が悪くなります。

 

訪問するときは、

希望する日時の1週間前までにアポイントを取るように心がけたいものですね。

 

 

訪問するときに覚えておきたい各ルールや正しい方法

時間

 

ここからは訪問時に覚えておきたいルールについて、ご紹介していきます。

 

できていない人は、しっかりと覚えておきましょう。

 

 

到着時間

 

 

ビジネスにおいて約束の時間に遅刻するのは言語道断ですが、

早すぎる到着もマナー違反になります。

 

 

というのも、あまりにも早すぎる到着は相手のスケジュールを崩し、

その前に別のアポイントが入っていた場合は

早めに切り上げさせてしまう可能性があるからです。

 

約束している時間の5分前には、受付に到着するよう心がけましょう。

 

 

ここで注意したいのは、訪問先の会社に行くまで

ビル内で移動があったりエレベーターに乗る場合です。

 

あまりに時間ギリギリの到着だと、エレベーターがすぐに来なかった場合

約束の時間を過ぎてしまう可能性があります。

 

訪問先にたどり着くルートを、あらかじめ確認しておくことも忘れないでくださいね。

 

 

建物に入る前

 

冬場で見落としがちなのが、コートや手袋です。

 

コートや手袋は会社入っているビルに入る前に、脱ぐようにしておきましょう。

 

 

携帯電話もマナーモードは当たり前ですが、

振動が大きすぎて周りに聞こえてしまうようであればサイレントにするといった、

配慮をしておくと良いですね。

 

 

受付

 

受付についたら、アポを取り付けている担当の人に取り次いでもらいましょう。

 

このとき伝える項目は、

 

  • 自分の社名と所属、名前
  • 訪問先の相手、約束の有無、用件

 

自分の名刺を受付に出し、取次ぎをお願いしましょう。

 

受付の人の指示に従うのは当然ですが、

このとき忘れずに御礼を言うことを忘れないようにしましょう。

 

 

応接室(打ち合わせ)

 

応接室で相手を待っているときは、入り口近くに立って待つのが基本です。

 

先方から席を勧められて初めて着席できますが、このときも下座に座ります。

といっても、上座に座るよう言われたら断らずに進められた席に座るのも、マナーです。

 

 

コートや鞄といった手荷物はサイドテーブルがあればそこへ置きますが、

ない場合はコートは自分が座っている席の背もたれに折りたたんだ状態でかけましょう。

 

相手に、隣の席を使っていいように勧められたら、隣の席に荷物を置くと良いですね。

 

 

手土産

 

手土産を渡す場合、特に決められたルールはありませんが

応接室または会議室で渡すのが一般的です。

 

渡すタイミングとしては、名刺交換をお互いに済ませ

雑談や世間話でコミュニケーションを取っているときが、ベストタイミングです。

 

相手が2人以上いる場合は、地位や役職が上の方に渡すのがマナーです。

 

 

自分1人だけでなく、上司と一緒に訪問した場合は役職が上の人が相手に渡します

渡すときは相手から見て、正しい位置になるように渡すのが基本ですよ。

 

 

訪問後

 

面談が終わり帰り際、受付の前を通るときは忘れずに挨拶をします。

 

冬場の訪問でコートやマフラーがある場合は、

寒いですが相手の会社を出てから身につけるのがマナーです。

 

 

訪問後は、忘れずにお礼状を出しましょう

訪問先の相手との間柄によってはメールでお礼を言うのも良いでしょう。

 

 

お礼状の場合は訪問してから1週間以内

メールの場合は当日、遅くも翌日には送信することがポイントです。

 

 

やってはいけない訪問時のマナーって?

NG

 

以下のことをやると自分の評価だけでなく、

会社全体の印象も悪くなってしまうため十分注意しましょう。

 

時間ギリギリのスケジュールを組む

 

訪問時のマナーとして先方に5分前に到着するのがベストですが、

あまりにも時間ギリギリに到着してしまうのはNGです。

 

 

上の項目でも説明しましたが、

訪問先がビルの中にある場合時間ギリギリに到着してしまうと、

移動に思わぬ時間がかかり遅刻してしまう可能性があります。

 

たとえ何回も訪問していてなじみの場所であっても、

10分前には最低でも訪問先の近くで待機し受付に5分前到着がベストですよ。

 

 

コートやマフラーをエレベーター内で脱ぐ

 

受付に到着する前にコートやマフラーを脱げばよい、といった認識は間違えです。

 

エレベーターで脱いでいる姿はいわば舞台裏であり、

周りに訪問先の関係者が乗り合わせている場合もありますね。

 

同じ建物内で身だしなみを整えるという行動は、

見る人によっては面談や打ち合わせに対する熱意が低いと思われてしまう可能性もあります。

 

 

遅刻しそうなときに最短の到着時間を伝えてしまう

 

最短の到着時間を伝えることは一見、良いことのように思えますが実はNGです。

 

すぐに連絡を入れることは良いですが、このとき最短の時間を伝え万が一、

その時間にも間に合わないとなると印象はさらに悪くなってしまいます。

 

 

遅刻しないのがベストですが、どうしても間に合わないようなときは

『できるだけ早めに連絡、到着時刻は余裕を持って伝える』ということを覚えておきましょう。

 

 

遅刻した言い訳をする

 

台風や電車の遅延といった、自分には落ち度が少ない理由の場合

ついつい言い訳してしまいがちです。

 

しかし、相手からすればどんな理由であれ、遅刻は遅刻です。

言い訳が長くなるほど、相手への印象は最悪になります。

 

 

遅刻したときは理由が何であれ、

まずは相手に対して丁寧にお詫びすることに徹底しましょう。

 

 

まとめ

 

訪問マナーは社会人のたしなみの1つともいえる、基本的なマナーです。

 

自分が常に会社の代表で訪問しているという意識を持ち、

余裕を持って行動するようにしましょう。

 

訪問後はお礼状を忘れずに相手をフォローしていくことで、

今後の取引もスムーズに進められそうですね。

 

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