ビジネスで相手を不快にさせない丁寧な断り方と断りメールの正しい方法とコツ、ポイントとは?「ビジネスマナー」

 

ビジネスでは時に、相手にお断りをしなければいけない場面があります。

 

このときに丁寧な断り方ができるかどうかで、

その後の人間関係やビジネスチャンスにつながっていきます。

 

 

今回は、ビジネスで相手を不快にさせない丁寧な断り方

断りメールの正しい方法についてご紹介していきます。

 

ぜひ、参考にしてくださいね。

 

スポンサーリンク

断り方の基本的なルールをご紹介

ごめん

 

 

相手からの依頼や提案をお断りしなければいけないときに、

「お断りします」と直接伝えてしまっては角が立ってしまいます。

 

では、どのようにお断りすれば良いのでしょうか?

 

 

丁寧な断り方の敬語のフレーズで、残念な気持ちを伝える

 

ビジネスにおいてお断りをするとき、定番フレーズがあります。

 

このフレーズを使うことで、自分たちが相手と同じ思いを持っていると伝えながら謝る

といった基本的なルールが身に付きます。

 

 

お断りの定番フレーズで使われているのは、

 

  • せっかくの機会ではございますが、今回は遠慮させていただきます
  • お役立てず残念ですが、今回は見送らせてください。

 

 

断る理由を伝える

 

お断りをするときは必ず、断る理由もきちんと伝えましょう

この理由をハッキリ言うことで相手の理解が得やすくなります。

 

といっても、お断りをする相手とそれほど親しい間柄でない場合、

そこまで細かく断る理由を伝える必要はありません。

 

 

ある程度信頼感ができていて親しい間柄であるなら、

 

  • 弊社内のリソースが不足しており…
  • ご要望されている仕様への対応が非常に困難であり…

 

といったように、断る理由を伝えることが大切ですよ。

 

 

クッション言葉を使い、やわらかい表現で

 

対面でもメールでも単刀直入に断ってしまうのではなく、

クッション言葉を使い相手に柔らかい印象を与えることも忘れてはいけません。

 

 

「あいにくですが・申し訳ございませんが・誠に遺憾ですが」

といったクッション言葉を、状況に応じて使い分けていきましょう。

 

 

代替案または、今後につながる言葉を使う

 

お断りをする理由にもよりますが、

余裕があるときは抱いた案を提示すると印象が良くなります。

 

 

日程の調節がつかずお断りをしなければならない場合は、

「〇月〇日は難しいのですが、△月△日はいかがでしょうか?」

と提示すると、相手への敬意も感じられますね。

 

 

ただし、代替案を提示する場合は必ずそのアポイントは守らなければいけないので、

無理に行わないようにしましょうね。

 

スポンサーリンク

様々なケースを例文でご紹介

チェック

 

 

ここからは具体的なシチュエーション別の、お断りの例文をご紹介していきます。

自分に当てはめて参考にしてくださいね。

 

取引先や社外関係者からの依頼・提案のお断り

 

『この度はご提案いただき、ありがとうございました。ご提案内容を社内にて慎重に検討いたしましたところ、誠に恐縮ですが今回は辞退させていただきたく存じます』

 

取引先や社外関係者にお断りをしたい場合、

後々の関係を考慮して「断る」といった明確な否定をしないようにしましょう。

 

 

取引先からの飲み会・接待・食事の誘いのお断り

 

『この度はお声がけいただき、誠にありがとうございます。せっかくお誘いいただきましたが、あいにくその日は予定が立て込んでいるため、お気持ちだけ頂戴いたします。』

 

 

お断りをする相手との間柄にもよって、もう少しくだけた言い回しでも良いでしょう。

 

食事や飲み会のお断りをするときは、理由を細かく伝えないことがポイントです。

覚えておきましょう。

 

 

社内の上司からの食事・飲み会の誘いのお断り

 

同じ社内の上司は距離が近いため、食事に・飲み会に誘われる機会も自然と多くなります。

お誘いを断るときは、今後も誘ってもらえるような断り方をするのがポイントです。

 

『今回は声をかけていただき、ありがとうございます。恐れ入りますが、どうしても外せない用事があり今回は辞退させていただきたいと思います。』

 

 

社内の飲み会でお酒を勧められたときのお断り

 

新入社員は特に、飲み会の席ではお酒を勧められがちですが

体調のために無理に飲むのは控えましょう

 

『最近体調が気になっているもので、本日はお酒を控えさせていただきます。』お酒を断りたい場合、体調が気になるというフレーズが一番角が立ちません。

 

 

上司からの休日ゴルフのお誘いのお断り

 

上司から休日ゴルフのお誘いも断り方に悩みますね。

お断りをするときはまず、誘ってくれた上司に対する感謝の気持ちを伝えることが大切です。

 

お断りの最後には「またよろしくお願いします」と付け加えることで、関係も良好に保てますね。

 

『お疲れ様です。今回はお誘いいただき、ありがとうございます。

せっかくのお誘いですが、その日はあいにく先約があり今回は遠慮させていただきます。

また、別の機会にご一緒させていただければと存じます。どうぞよろしくお願いいたします。』

 

 

 

断り方で絶対にやってはいけない事は?

NG

 

お断りをするときは、相手に不快な思いをさせないためにも以下の事柄に注意しましょう。

 

 

直接的な表現は避ける

 

「お断りします・○○できません」といった直接的な表現は、

相手からみると冷たく感じるためビジネスシーンではNGな表現です。

 

 

この表現は相手に不快なイメージを与える可能性が高いので、

相手と今後距離を置きたい・付き合いをなくしたいときにのみ使用します。

 

 

曖昧な断り方

 

ビジネスでのお断りにおいて最もやってはいけないことは、『曖昧な断り方をすること』です。

 

お断り、ということをハッキリと伝えないと相手は期待を持ったままで、失礼になります。

 

断りづらいからと前置きが長くなりすぎるのも、

用件が伝わりにくくなる可能性があるので、簡潔に伝えるようにしましょうね。

 

 

まとめ

 

お断りをするのは勇気が必要でできればやりたくないと思いますが、

お断りをせずにそのままにしておくほうが相手に期待させてしまい、かえって失礼です。

 

 

お断りは簡潔に、文末に次につながるフレーズを足すことで

その後の相手との関係も悪化することは少なくなります。

 

 

今回ご紹介した例文を参考に、誠意を持ち丁寧にお断りすることがポイントですよ。

スポンサーリンク